Anexo de tratamiento de datos personales

Este anexo establece el marco del tratamiento que Alejandro García Corte, bajo la marca bynotek, realiza como encargado por cuenta del cliente responsable. Se incorpora a una orden de servicio o contrato mediante aceptación expresa; leerlo en internet no formaliza por sí solo un encargo.

Antes de utilizarlo deben completarse la identificación de las partes, el domicilio del proveedor, las instrucciones y la ficha de tratamiento del servicio. No sustituye el aviso que el cliente debe proporcionar a los titulares.

El cliente actúa como responsable únicamente respecto de los tratamientos que decide; bynotek es encargado para las tareas que ejecuta siguiendo sus instrucciones. Las actividades propias de facturación y cuenta se rigen por su aviso general, no se mezclan con el expediente del cliente.

Un contrato que entrega software sin acceso a datos puede no necesitar el mismo encargo que un proyecto con migración, alojamiento o soporte de producción. La ficha describe acceso efectivo. Si bynotek pretende decidir una finalidad propia sobre esos datos, debe analizarse y documentarse por separado antes de hacerlo.

La orden de servicio o anexo específico debe identificar:

• Producto o proyecto, objeto, duración y operaciones autorizadas.
• Personas titulares, categorías de datos y cualquier dato sensible o de menores.
• Finalidades e instrucciones del cliente, incluyendo accesos y divulgaciones permitidas.
• Entornos, ubicaciones y proveedores o subencargados autorizados.
• Medidas de seguridad adecuadas al riesgo y responsables de contacto.
• Retención, formatos de devolución, plazos de cierre y ciclos de respaldo.

Los campos no definidos no se interpretan como autorización ilimitada. Si los requisitos del cliente no pueden cumplirse con el servicio disponible, deben acordarse ajustes antes de recibir sus datos.

La ficha se integra como documento identificable con fecha y versión, aceptado por contactos con facultades. No basta escribir “todos los datos necesarios”. Debe permitir saber qué se permite y cómo comprobar el cierre.

Sin definir categorías, finalidad, proveedores y medidas requeridas, no debe comenzar un tratamiento de producción. Las necesidades no compatibles se señalan antes de contratar. Los datos de menores, sensibles y de instituciones públicas no se incorporan por una casilla genérica.

Un cambio de la ficha conserva referencia anterior e identifica efecto sobre titulares, funciones y conservación. La tabla del final sirve para completarla sin presumir que una plantilla vacía ya formaliza el encargo.

bynotek procesa únicamente para las finalidades del encargo y conforme a instrucciones documentadas y lícitas del cliente. Las instrucciones pueden constar en el contrato, configuración autorizada o solicitudes verificables del contacto designado.

Si una instrucción excede el alcance, compromete la seguridad o aparenta contravenir la normativa, se comunica al cliente para revisarla. No se convierte una urgencia operativa en permiso para una transferencia o finalidad no autorizada. Una obligación legal propia se atiende en su alcance y se comunica cuando esté permitido.

La configuración de permisos puede constituir una instrucción ordinaria dentro de funciones contratadas. Una extracción amplia, borrado, incorporación de proveedor o acceso a producción requiere verificar quién lo ordena y si está comprendido. No se aceptan instrucciones de alguien solo por tener un enlace.

Se registra lo necesario para acreditar instrucciones relevantes. Si son ambiguas, se pide precisión sobre datos, acción y alcance antes de ejecutarlas. Se detiene únicamente la operación afectada cuando sea razonable, procurando continuidad de las demás.

Una petición de autoridad se verifica y atiende en lo exigible; se informa al cliente cuando esté permitido. El encargo no se utiliza para obstruir obligaciones legales.

El cliente determina la finalidad, legitimación, calidad y necesidad de los datos; facilita avisos y obtiene las autorizaciones exigibles. También define permisos y procedimientos para atender derechos, y comunica las instrucciones necesarias para una eliminación o rectificación.

El cliente no queda exento de sus obligaciones por contratar infraestructura, y bynotek no queda exento de las suyas por una declaración genérica del cliente. Cada parte responde por el ámbito de tratamiento que controla y por los hechos que le sean imputables.

Debe identificar contactos operativos y jurídicos, avisar cambios de facultades, mantener permisos adecuados y responder solicitudes necesarias para ejecutar el encargo. Debe informar obligaciones especiales de residencia, archivo, confidencialidad o sector antes de recibir datos.

No se afirma que la declaración del cliente garantice legitimación de cada registro. Si se advierte una irregularidad se revisa y limita el tratamiento pertinente. Tampoco se atribuye al proveedor el criterio académico, comercial o disciplinario que decide el cliente.

El cliente protege copias y exportaciones que recibe, verifica destinatarios y no publica enlaces de expedientes. Su obligación subsiste fuera de la plataforma y no habilita a bynotek a ampliar finalidades.

El acceso del personal y colaboradores de bynotek se limita a la necesidad de ejecutar el servicio. Las personas autorizadas quedan sujetas a confidencialidad y a las instrucciones de seguridad pertinentes.

No se utilizan los datos en demostraciones, capacitación externa, publicidad, venta o entrenamiento de modelos de IA por el simple hecho de tener acceso. Una herramienta adicional que reciba datos del encargo debe evaluarse y autorizarse en su contexto antes de utilizarla.

El acceso de colaboradores exige necesidad de la tarea y obligación documentada. Las personas que dejan de intervenir deben perder permisos conforme al procedimiento del servicio. No se comparten cuentas para evitar identificar quién actuó.

La capacitación se realiza con ejemplos ficticios o disociados cuando basten. Usar una herramienta externa para resolver un ticket implica evaluar qué recibe y sus condiciones; no se autoriza por la mera comodidad del soporte.

Al cierre continúa confidencialidad sobre información protegida. El proveedor conserva conocimientos generales sin retener bases o secretos del cliente para otros fines. La exigencia legal de comunicar información se limita y documenta.

La ficha de tratamiento documenta las medidas administrativas, técnicas y físicas proporcionales: control de accesos, protección de credenciales, separación de entornos, transporte de información, registro de actuaciones relevantes, respaldo y procedimientos de incidente, según el servicio.

No se afirma que todas las aplicaciones tengan la misma arquitectura, una certificación o un nivel de recuperación. Los requisitos específicos del cliente deben verificarse antes del encargo. La protección debe mantenerse durante las copias, migración y eliminación, no solo durante el uso activo.

La ficha distingue medidas verificadas de requisitos pendientes. Puede incorporar control por organización, permisos mínimos, protección de credenciales, transporte, registros, gestión de cambios, copia y recuperación, sin prometer que todos ya existen de la misma manera.

La evaluación considera categorías, volumen, acceso, menores, sensibilidad y consecuencias. Un requerimiento no soportado se comunica; no se acepta un SLA o cifrado mediante un texto genérico sin comprobarlo.

La protección cubre exportaciones, enlaces, equipos y supresión. Las pruebas de seguridad y revisiones de terceros se coordinan para no exponer otros clientes. Una auditoría no debe provocar una vulneración por accesos innecesarios.

Los proveedores que procesen por cuenta de bynotek deben identificarse por entidad, función y ubicación en el inventario del servicio. La subcontratación que lo requiera se autoriza de acuerdo con las disposiciones aplicables y el contrato, y mantiene obligaciones compatibles de confidencialidad, finalidad y seguridad.

Un cambio relevante se comunica con antelación suficiente para evaluar sus efectos y plantear objeciones legítimas. Si no puede resolverse una incompatibilidad, las partes acuerdan una alternativa o terminación conforme al contrato. Esta cláusula no es una autorización irrevocable para cualquier proveedor futuro.

La ficha contiene inventario de entidades autorizadas y sus tareas. Si se pacta autorización general condicionada para nuevos subencargados, su alcance y procedimiento deben constar expresamente, no deducirse de una lista abierta.

Para nuevos encargos se propone informar cambios relevantes con al menos 15 días naturales de anticipación, y permitir objeción razonada dentro de esa ventana. Un cambio urgente para contener un riesgo se comunica sin demora y se revisa su fundamento. La propuesta debe verificar viabilidad de estos avisos antes de aceptar.

La objeción se analiza por impacto real en protección o requisitos. Si no hay alternativa compatible se acuerda salida del componente o relación afectada, con datos y obligaciones. No se autoriza cualquier proveedor de manera irrevocable.

Se informa dónde se tratarán los datos y qué accesos o comunicaciones internacionales requiere el servicio. Una remisión a un encargado y una transferencia a un tercero con fines propios no son equivalentes y deben calificarse correctamente.

Las partes documentan las autorizaciones y condiciones pertinentes conforme a la normativa aplicable. No se incorporan automáticamente mecanismos de otro país ni se promete una residencia nacional no comprobada. Las exigencias de una institución pública o sector regulado deben analizarse en el encargo específico.

Se identifica entidad, región o acceso relevante y fundamento de la comunicación, no solo el país de la marca. Un servicio global no acredita almacenamiento exclusivamente mexicano. Un protocolo extranjero no se incorpora como sustituto automático de requisitos mexicanos.

Los contratos de terceros deben ser compatibles con instrucciones, confidencialidad y protección. Las obligaciones de entidades públicas se examinan antes de recibir expedientes. Si se exige residencia que no puede verificarse, se informa esa limitación.

Un cambio de ubicación relevante requiere revisar ficha y autorizaciones antes de ejecutarlo, salvo urgencia legal o de seguridad debidamente documentada. No se oculta una transferencia como “mantenimiento”.

El cliente responsable decide las solicitudes relativas a los datos que controla. bynotek presta asistencia razonable para localizar, exportar, corregir, bloquear o eliminar dentro de las funciones y acceso del servicio, conforme a instrucciones verificadas.

Si recibe directamente una solicitud sobre datos del cliente, la canaliza sin demora, salvo una obligación legal distinta. No responde divulgando datos sin comprobar identidad, representación e instrucciones. La asistencia extraordinaria puede pactarse, pero no debe utilizarse un costo para impedir derechos legales.

Para nuevos encargos se propone canalizar solicitudes directamente recibidas al contacto del cliente dentro de 2 días hábiles, con la información mínima y sin prejuzgar la decisión. Una urgencia o plazo legal más breve se atiende prioritariamente. La asistencia debe permitir cumplir los plazos aplicables al responsable.

El cliente decide después de verificar identidad y derechos de terceros. bynotek identifica funciones o límites técnicos y ejecuta instrucciones acreditadas. No se entrega a un alumno una exportación general del aula para satisfacer su acceso individual.

Los registros propios de cuenta o cobro se atienden bajo el aviso general. Ninguna deuda comercial cancela los derechos del titular. Una asistencia extraordinaria se separa de actuaciones que legalmente deban realizarse.

Si bynotek conoce un incidente de seguridad que afecte datos del encargo, lo comunica al contacto del cliente sin demora, con los hechos disponibles, datos posiblemente afectados, consecuencias conocidas y medidas de contención. La información puede completarse conforme avanza la investigación.

Se conserva evidencia pertinente y se coopera en la mitigación. El cliente evalúa sus notificaciones a titulares y autoridades; bynotek no impide comunicaciones obligatorias ni oculta el incidente por razones comerciales. Un plazo adicional o protocolo específico debe quedar definido en la ficha sin desplazar una exigencia legal más estricta.

Para nuevos encargos se propone un aviso inicial al cliente tan pronto se conozca el incidente y, como máximo, dentro de 24 horas de su conocimiento, sin desplazar comunicación inmediata u obligación más estricta. Es un compromiso propuesto por validar, no una certificación del procedimiento desplegado.

El aviso identifica naturaleza, fecha conocida, sistemas y categorías posiblemente afectadas, impacto disponible, medidas y contacto. Si falta información se indica y se actualiza; no se espera certeza total para avisar.

Se documentan contención, evidencia y seguimiento. No se atribuye al cliente una notificación que corresponde directamente a bynotek por su papel propio. Las comunicaciones públicas coordinadas no impiden cumplir deberes de transparencia o notificación.

bynotek proporciona información razonablemente necesaria para acreditar las obligaciones del encargo, protegiendo la confidencialidad, datos de otros clientes y seguridad de la infraestructura. Las revisiones se coordinan en alcance, acceso y oportunidad.

Una revisión no concede acceso indiscriminado a sistemas, credenciales o código de otros proyectos. Los costos y reglas de una auditoría especial pueden acordarse, sin impedir las facultades de la autoridad competente ni el acceso a información que legalmente corresponda.

La solicitud identifica finalidad, evidencia necesaria y periodo. Se privilegian documentos o información pertinente antes de abrir infraestructura. Si se necesita revisión especial, se acuerdan fecha, personal autorizado, confidencialidad y límites de acceso.

No se exige revelar claves, datos de otros clientes o fuente ajena para acreditar un control. La negativa debe explicar riesgo y alternativa verificable; no basta invocar secreto comercial para ocultar todo incumplimiento.

Una autoridad competente mantiene sus facultades. Los costos de auditoría comercial extraordinaria se acuerdan sin obstaculizar información obligatoria. No se anuncia certificación obtenida si solo existe una autoevaluación.

Se utilizan datos ficticios o disociados siempre que sean suficientes. Un acceso de soporte o migración no autoriza copiar una base completa a equipos personales ni usarla en entornos no aprobados.

Si se necesitan datos reales para reproducir un problema, el cliente y bynotek limitan categorías, personas, acceso y tiempo. Los datos sensibles y de menores exigen especial evaluación de necesidad y medidas antes de su uso.

La ficha identifica entornos permitidos y responsables de autorización. Una copia de prueba debe tener finalidad, acceso, periodo y eliminación, y no convertirse en base permanente de entrenamiento. Se limita al caso necesario y se depura cuando sea posible.

Los errores se reproducen con evidencia mínima; capturas y logs pueden contener datos y deben revisarse antes de compartir. Una integración de IA que reciba el contenido se evalúa como flujo adicional y proveedor relevante.

Al terminar la tarea se revocan permisos temporales y se ejecuta el destino acordado de copias. Conservar un archivo por defensa exige una causa y restricción específicas, no toda la base del cliente.

Los plazos se definen en la ficha de tratamiento y se relacionan con la finalidad y las obligaciones del cliente. Las purgas de archivos o evidencias deben ser compatibles con el plan y las condiciones comunicadas.

Los respaldos conservan protección y restricciones de uso. Debe indicarse su ciclo de sustitución o eliminación; este anexo no declara un borrado instantáneo de todas las copias ni una conservación ilimitada. Una conservación exigida por ley se separa del tratamiento operativo y se limita a esa obligación.

La ficha especifica evento inicial, plazo, recurso, destino, responsable y aviso. Si un recurso tiene purga automática, se explica cómo se descarga y qué ocurre al cambiar de plan. Un respaldo y un dato activo no tienen necesariamente el mismo ciclo.

No se utiliza un plazo supuesto para afirmar eliminación que no ocurrió. Tampoco un respaldo técnico permite consultar o reutilizar datos que debían dejar de tratarse. Si se restaura una copia por contingencia, se reaplican rectificaciones y restricciones que correspondan.

Las ventanas del código de HeyAula son distintas por recurso y necesitan comprobarse en despliegue. Para Sites y registros no verificados se completa la ficha antes de utilizarla operativamente; no se copia una política ajena.

Al finalizar, el cliente comunica su instrucción válida de devolución o eliminación y las partes ejecutan el procedimiento, formato y plazo acordados. Una exportación estándar se distingue de una migración o transformación adicional que requiera trabajo específico.

Los datos del cliente no se retienen como garantía automática de pagos ni se utilizan con otra finalidad. Las copias cuya conservación sea legalmente exigible se protegen, se bloquean cuando corresponda y se eliminan al concluir el motivo de conservación. La confidencialidad subsiste.

El procedimiento distingue corte de acceso, preparación de exportación, entrega segura, confirmación y supresión de copias operativas. Debe quedar un contacto y constancia del resultado. Los tiempos y ciclos de respaldo se fijan en la ficha; su ausencia no se interpreta como permiso indefinido.

El cliente puede pedir devolución y posterior eliminación cuando sea compatible. Una transformación o migración especial se cotiza aparte, preservando actuaciones legalmente obligatorias. La entrega excluye credenciales y datos de terceros.

Las copias retenidas por ley se separan y restringen. La constatación de cierre debe señalar excepciones reales y fecha o criterio de disposición, sin declarar un borrado completo no verificado.

Este anexo no transforma a bynotek en responsable de todas las decisiones del cliente ni elimina la responsabilidad del encargado por sus propios incumplimientos. Una instrucción ilícita no queda legitimada porque la solicite el cliente.

Ante una contradicción se revisan la norma imperativa, el contrato particular y la operación real. Las disposiciones de tratamiento deben interpretarse para mantener la protección que corresponda; no se anulan por una limitación genérica de responsabilidad del servicio.

Los límites comerciales se interpretan junto con obligaciones de datos; no anulan una medida o notificación que la ley exija. Las responsabilidades se analizan según instrucción, actuación, causa y ámbito de control.

Una instrucción ilegal se comunica y no se ejecuta solo porque haya firma. Si bynotek excede instrucciones o usa datos para sus propios fines, debe analizarse la responsabilidad de ese tratamiento, sin esconderlo detrás de la etiqueta de encargado.

Se revisan incongruencias entre contrato, ficha y operación antes de continuar. Una cláusula pendiente no sirve de autorización a categorías sensibles ni subsana retroactivamente un acceso.

Las comunicaciones jurídicas y de privacidad a bynotek se dirigen a legal@bynotek.com. La ficha identifica también un contacto operativo de cada parte y el mecanismo de aviso urgente.

Un cambio de categorías, finalidad, aplicación, país, proveedor o riesgo relevante debe revisarse antes de ejecutarse. Para los productos aún en desarrollo la ficha específica sigue pendiente y debe completarse antes de utilizar datos reales.

Cada parte designa contacto jurídico, operativo y de incidentes con medios utilizables. El cambio se comunica por un canal verificado. En ausencia de canal especial acordado, el correo jurídico de bynotek es punto de recepción, sin que ello sustituya la preparación de un contacto urgente viable.

Las revisiones se realizan antes de ampliar finalidades o categorías, no únicamente después de una incidencia. Cada modificación identifica versión y aceptación necesarias.

El domicilio pendiente y la validación de proveedores, plazos y medidas impiden presentar esta plantilla como un encargo ya completado. La ficha debe acompañar la contratación, no permanecer como una página decorativa sin datos del servicio.

La ficha se completa y adjunta al contrato. Los campos pendientes se señalan para resolverlos antes de producción; no se llenan con datos inventados.

Un campo de “sin datos sensibles” se valida contra archivos y contenido, no solo el diseño del formulario. Una ubicación desconocida no se sustituye por la del cliente. Un tiempo de recuperación no se deduce de tener copias.

Esta ficha no supone consentimiento de los titulares ni transforma a bynotek en responsable de fines educativos o comerciales del cliente. Documenta un encargo que debe ser lícito y compatible con la operación real.

La orden incorpora este anexo y la ficha por versión. Debe entregarse copia conservable a ambas partes. Los cambios relevantes identifican qué se sustituye, desde cuándo, efecto en titulares y aceptación o autorización necesaria.

Si el cliente solicita una función que excede el servicio, se realiza evaluación técnica y jurídica antes de recibir nuevos datos. Una cotización de desarrollo no modifica sola la ficha ni autoriza otro proveedor. Se actualizan juntos alcance, instrucciones y medidas afectadas.

En caso de contradicción prevalece la norma obligatoria y el pacto particular válido que mantenga la protección correspondiente. El precio y licencia del software no habilitan usos propios de expedientes. Una cancelación sigue el contrato comercial, pero entrega y eliminación mantienen este marco.

Referencias: LFPDPPP y, para responsables que sean sujetos obligados, LGPDPPSO, además de la normativa que corresponda. Esta edición requiere revisión del encargo concreto antes de su uso operativo.